Зміст
Новачкам в компанії, а іноді і її «старожилам» деколи складно зрозуміти, в яких випадках потрібно застосовувати той чи інший документ і як правильно його скласти. Однією з форм, що зустрічається у документообігу середніх та великих фірм, є доповідна записка.
Коли вона необхідна, для чого призначена та чим відрізняється від своїх «колег» (службової та пояснювальної записки) – про все це ви дізнаєтесь з нашої статті.
Пояснювальні, доповідні, службові записки, згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010–98), затв. наказом Держ.комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98 №1024, належать до підкласу «0201» – «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу «02» – «Організаційно-розпорядча документація». Крім того, вимоги до їх складання встановлені ДСТУ 4163–2003 та в Зборнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
Адресатом документа може виступати працівник з власної ініціативи або за дорученням начальницького складу. У зв’язку з відсутністю єдиної форми документа, доповідну складають з урахуванням загальноприйнятих правил оформлення ділової документації відповідно до інструкції, розробленої для внутрішнього користування.
Доповідну записку можна складати та оформляти, як у письмовому, так і в друкованому вигляді.
До речі, в статті “Протокол (зразок)” ми розповіли, як правильно оформити протокол та надали типові зразки цього документу.
В яких випадках необхідна доповідна, а коли – не потрібна?
Доповідні записки найчастіше складаються для вирішення питань, які умовно можна розділити на 3 групи:
група 1 – питання, що належать до основної діяльності організації;
група 2 – питання, що стосуються адміністративно-господарську діяльність;
група 3 – питання, пов’язані з роботою кадрового складу.
- До першої групи можна віднести ситуацію, коли існуюча проблема заважає роботі організації, а її рішення перебуває поза компетенцією укладача (наприклад, необхідність додаткового фінансування).
- У другій групі приводом для скарги стають несправна робота техніки, порушує робочий процес або що є причиною його припинення.
- Лідером за кількістю доповідних серед трьох груп є остання, пов’язана з кадровим складом. Приводом для складання документа може виступати дисциплінарне порушення, халатне ставлення до роботи, переведення на інше робоче місце у зв’язку з виробничою необхідністю, професійні досягнення працівника і тд.
Отримання керівником доповідної записки вимагає від нього відповідної реакції, прийняття яких-небудь дій, особливо, якщо це стосується дисциплінарних порушень. Прогульника керівник повинен «покарати грошима» або оголосити йому сувору догану. У деяких випадках справа може дійти до звільнення.
Не варто писати доповідну, якщо…
- вами рухає особиста неприязнь;
- відсутня доказова база порушення;
- порушення незначно і зовсім не вплинуло на ефективність роботи;
- технічна несправність була усунена своєчасно.
Крім того, не слід плутати призначення різних форм внутрішнього документообігу та складати доповідну, коли можна обійтися звичайною «служебкою».
Чим доповідна записка відрізняється від службової та пояснювальної?
Доповідну записку часто плутають зі службової та пояснювальної, однак, незважаючи на схожість цих документів, заміняти один іншим неприпустимо з-за їх відмінних особливостей. Від службової записки доповідну відрізняють наступні риси:
- характер звернення – службова є строго внутрішнім документом, тоді як доповідна може бути спрямована і за межі організації;
- службова записка забезпечує зв’язок на горизонтальному рівні «керівник – працівник одного рівня», а доповідна – на вертикальному «працівник-керівник».
Від пояснювальної записки доповідна відрізняється значеннєвим навантаженням та структурою. Пояснювальна складається з двох блоків, один з яких відображає факт, що ініціював її складання, а другий пояснює, чому склалася така ситуація.
Іноді написання пояснювальної є наслідком наданої керівнику доповідної.
Наприклад, гр-н Соловйов був відсутній на роботі 4 години і 30 хвилин, з-за чого на нього написали доповідну. Керівник викликав Соловйова «на килим» і зажадав викласти на папері причини його відсутності на роботі у формі пояснювальної.
Взагалі-то, в КЗпП (Кодекс Законів про Працю) таке поняття, як «пояснювальна записка» – відсутнє. Замість нього використовують поняття «письмове пояснення». Так, згідно ст. 149 Кодексу, роботодавці, перед застосуванням дисциплінарного стягнення, повиненні відібрати у порушника дисципліни письмове пояснення, яке й оформляяться у вигляді пояснювальної записки. Порушник не зобов’язаний писати, а тільки має право. У випадку відмови від надання пояснень, особа, що проводить перевірку, складає акт відмови. Цей акт дає змогу застосувати дисциплінарне покарання.
Доповідна записка (види)
Доповідна записка – документ, що адресується керівництву та містить суть проблеми, висновки, пропозиції. Її пишуть з наміром дати поштовх вищестоящому керівництву до вирішення тієї чи іншої проблемної ситуації, що виникла у співробітника.
В залежності від одержувача (адресата), доповідні записки поділяються на види:
- внутрішні;
- зовнішні.
Внутрішній документ адресований голові відомства або начальнику відділення, складається на звичайному аркуші формату А-4, від руки або друкується на комп’ютері.
Доповідна записка, що виходить за межі організації, спрямована до вищої інстанції (адміністрацію, Міністерство) вважається зовнішньою, її оформляють на спеціальному бланку, реєструють у книзі вихідної кореспонденції.
Доповідні записки, в залежності від змісту, поділяють на..
- інформаційні – як правило, складаються з метою повідомлення керівництва про переміни у налагодженій роботі відділу або підприємства. Кінцева ціль документу – проінформувати та отримати реакцію адміністрації, щоб уникнути втрат або не упустити можливий прибуток. Також даний документ може інформувати про реалізацію вказівок і розпоряджень, про способи і деталі виконання завдань;
- ініціативні – складаються при наявності пропозицій про раціоналізацію та оптимізацію виробничих або інших процесів на підприємстві. Текст, крім фактів, може містити ініціативу (рекомендації та пропозиції);
- звітні – частіше всього застосовуються саме такий вид доповідних записок, приміром, як звіт про виконану роботу або її етап. Як правило, необхідність їх складання регламентована локальними актами на підприємстві.
Як оформляти і правильно писати доповідну записку (зразок)
Складають документ за наступним чином:
- вгорі (лівий кут) вказують відділ, звідки надходить записка;
- вгорі (правий кут) повинна бути вказана посада, прізвище, ініціали адресата;
- нижче посередині – назва документа;
- під ним ставлять дату і номер;
- обов’язково заголовок, що починається словами “О”, “Про …”, “щодо…”;
- текст (тіло) документа, що складається із введення, аналізу та висновку. У першій частині – виклад подій, що спонукали до написання записки. У другій — розбір ситуації. Третя містить висновки та рекомендації автора документа;
- посада, підпис, прізвище, ініціали автора в одному рядку.
Якщо бажаєте дізнатися все про відпустки – які види відпусток бувають, скільки мінімально днів перерви в роботі керівництво повинно надати робітнику, як правильно скзасти заяву про відпустку щорічну, при догляді за дитиною, у зв’язку з вагітністю та пологами – прочитайте нашу статтю “Заява на відпустку (зразок 2018)”.
Доповідна записка на працівника (зразок)
Найчастіше документ на ім’я керівника пише начальник підрозділу, однак бувають випадки, коли між рядовими співробітниками виникає позаштатна ситуація, що вимагає втручання вищого начальства, наприклад образа на робочому місці, некоректну поведінку.
Документ є доволі серйозним, адже на його підставі працівника можуть…
- притягнути до відповідальності, зареєструвати кримінальне провадження ;
- понизити на займаній посаді;
- звільнити на підставі відповідної статті КЗпП.
Ось приклад такого документа:
Доповідна записка про прогул (приклад)
Доповідна записка відноситься до юридично значущих документів, незважаючи на відсутність уніфікованої форми та єдиного бланка. При складанні документа особа, яка складає його, повинна гарантувати достовірність даних та обгрунтованість свого звернення. А особливо, якщо на підставі доповідної може бути ініційоване службове розслідування та до працівника може бути застосовано стягнення.
Наведемо приклад доповідної, яка фіксує прогул робітника:
Доповідна записка на учня, викладача (зразок)
Документ адресується директору школи або завучу.
Їх точну посаду та П.І.Б. слід вказати в правому верхньому куті, нижче пишеться П.І.Б. і посада вчителя або тієї особи, яка складає документ.
Далі в короткій формі викладається інформація, в чому саме полягає хамська поведінка учня. Це може бути недотримання дисципліни на уроках, зрив уроків, образа вчителів та учнів, тощо
Слід детально описати поведінку учня та запропонувати шляхи вирішення проблеми. Як приклад пропонуємо завантажити зразок доповідної записки на учня внизу статті.
Доповідна записка на вчителя оформляється за загальним правилом. В інформаційній частині документу слід викласти суть того, що сталося, чому поведінка конкретного вчителя була неприпустимою.
В документі можна не тільки констатувати факти, а й викласти пропозиції, що повинно зробити керівництво. Слід правильно оцінити проступок та покарання – не кожне діяння слідує звільнення.
Зразок доповідної записки на вчителя можна переглянути тут:
Раніше в статті “Пояснювальна записка” ми розповідали, як правильно скласти пояснення та надали зразки документу, який складається при запізнення на роботу, при відсутності учня на уроках, про помилку в роботі.
Отправить ответ