Протокол (зразок)

Наш робочий час наполовину складається з усіляких засідань, нарад, конференцій, симпозіумів, допитів, оглядів і тому подібне. І всі ці потрібні і важливі заходи зобов’язані відповідним чином оформлятися. Оформляються вони за допомогою документа, який називається протокол.

По тому, як складено протокол, який його зміст, можна вникнути в суть справи – навіть якщо ця подія трапилася багато років тому і в зовсім в іншій країні. Протокол має історичне та наукове значення. Тому правильно складений протокол – це дуже важливо.

В даний час розроблені спеціальні бланки протоколу практично на всі випадки життя. І хоча, як було сказано, життєвих випадків безліч, бланки, зразки протоколів, тим не менш, типові.

В статті “Рекомендаційний лист (зразок)” ми розповідали, як скласти рекомендаційний лист.

Протокол (зразок)

Розглянемо докладніше, з яких частин складається протокол.

• Заголовок, дата, номер.

Заголовком протоколу є найменування органу, дані про нараду або засідання, а також назва виду заходу (збори, наради тощо), хід якого має бути відображено в протоколі. Наприклад, «протокол засідання наукової ради», «протокол з’їзду політичної партії», «протокол батьківських зборів» і таке інше.

• Дата протоколу – це та сама дата, коли відбувалися збори або нарада.
• Номер протоколу – це порядковий номер проведеного засідання або наради.
• Вступна частина.

У вступній частині зазначаються дані голови зборів і секретаря. У графі “присутні” вписуються імена всіх посадових та інших осіб, які приймали участь у зборах.

У вступній частині вказується також порядок денний, перераховуються включені до порядку денного питання і називаються імена доповідачів по кожному з питань.

• Основна частина

Основна частина протоколу повинна містити таку кількість розділів, скільки питань було в порядку денному.

Основна частина може бути короткою і повною. Коротка частина фіксує порядок денний, розглянуті питання, імена виступаючих, а також прийняті рішення. Такий протокол складається зазвичай в тих випадках, коли нарада носить оперативний характер.

У повній частини, крім перерахованих моментів, відображаються у подробицях всі моменти зборів: репліки, передані записки, зауваження, позиції та інші «непротокольні моменти». Тобто, повний документ відображає повну картину зборів.

Розділи і пункти в типовому документі

Кожен розділ в бланку складається з обов’язкових трьох частин: «слухали», «виступили», «ПОСТАНОВИЛИ» (або «вирішили»). Всі ці частини повинні бути заповнені при складанні протоколу.

• У розділі «СЛУХАЛИ» вказуються імена основних доповідачів і викладається текст виступу.
• У розділі «ВИСТУПИЛИ» вказуються імена тих, хто брав участь в обговоренні виступу і наводиться текст виступу.
• У розділі “ПОСТАНОВИЛИ” наводяться рішення з обговорюваного питання.

В документі є дві обов’язкових графи, в яких ставлять свої підписи секретар, який склав протокол та голова зборів.

До речі, якщо ви не знаєте, як оформити доповідну записку, прочитайте статтю “Доповідна записка: види, зразок”. В статті Автобіографія – зразок написання 2018” ми розповідали, як скласти біографію.

Виписка з протоколу (зразок)

У разі необхідності отримання деяких відомостей з протоколу, складається виписка. Цей документ являє собою точну копію частини протоколу. У виписці обов’язково фіксується дата складання основного документа, його номер, назва компанії. Вірність копії засвідчується особистий підпис, секретаря та / або голови зборів.

Тут ви можете ознайомитися із зразком витягу з протоколу:

Прокол наради, засідання комісії (зразок)

По ходу проведення наради завжди складається протокол, причому керівництво саме вирішує, яким зразком краще скористатися. Цей документ виконує відразу кілька функцій:

• Фіксує інформацію про всіх присутніх і виступаючих.
• Містить всі ключові рішення, прийняті в ході даної наради.
• Відображає фактичний стан переговорного процесу, фіксує ключові домовленості на даному етапі.

Таким чином, основне завдання документа – зафіксувати факт проведеної наради і всіх рішень, які були прийняті по результату.

Зміст документа

У законодавстві не розроблено жодних вимог до змісту документа, і тим більше немає єдиної форми. Тому кожна компанія може використовувати власний бланк. У тому числі можна застосовувати різні варіанти бланків для конкретних випадків (наприклад, збори відділу, позачергове нараду або спільне засідання з представниками контрагента).

Зазвичай в документі відображаються такі відомості:

• Повна назва компанії, номер протоколу, дата складання. Нумерацію можна проводити наскрізну – з початком відліку з кожного календарного року.
• Склад присутніх(голова комісії;відповідальний секретар, який фіксує записи в протоколі;решта присутніх – зазвичай список виноситься в кінець документа).
• Порядок денний-тобто список питань, які передбачається обговорити. Складається заздалегідь і доводиться до відома всіх присутніх (зазвичай створюються спеціальні оголошення за кілька днів за зборів).
• Список виступаючих (П.І.Б., посада, тема виступу, порушені питання).
• Рішення, які були прийняті в результаті наради.
• Підписи голови та секретаря, розшифровки підписів (прізвища, ініціали).

Якщо до протоколу додаються додаткові документи, а також матеріали аудіозаписів, фото – і відеозйомки, цей факт обов’язково відображається в документі. В кінці прописують слово «Додатки» і перелічують назви документів та інших матеріалів, їх кількість і вид (оригінал або копія), а також кількість сторінок.

Бланк і зразок 2018

У найбільш простому випадку бланк виглядає так.

В одній і тій же організації можуть проводитися різні наради. Важливість того чи іншого зібрання залежить від питань, які на ньому розглядаються. І вони ж визначають вибір того чи іншого зразка, за яким буде складено протокол. В цілому можна виділити 2 різновиди документа:

1. Короткий протокол-як правило, складається для фіксування інформації, отриманої в ході оперативної, звичайної наради, на якій розглядаються поточні питання. У ньому досить просто згадати всіх виступаючих (П.І.Б., посада) і коротко описати тему виступу (це і є тема доповіді). В деяких випадках фіксують окремі питання у вигляді пунктів плану.
2. Повний – тут необхідно більш точне і повне фіксування відомостей про теми виступу. Наводиться не тільки сама доповідь виступаючого, а й репліки, обговорення присутніх. Нерідко складаються стенограми (точні цитати з фіксуванням кожного слова доповідача, його опонентів та інших осіб).

Особливості ведення

У разі звітних зборів за підсумками року зазвичай вибирають розширені форми документа. Якщо ж мова йде про збори окремого структурного підрозділу, керівники, як правило, вибирають найбільш простий шаблон.

Особливості фіксування фактів і зберігання протоколу наступні:

Зразок протоколу наради затверджує керівництво компанії або конкретного структурного підрозділу організації.

Ведеться безпосередньо в момент проведення зборів. Призначається спеціальний співробітник, відповідальний за оформлення документа. У більшості випадків це секретар, який також виконує обов’язки секретаря зборів.

Щоб уникнути неточностей, некоректного тлумачення фраз виступаючих нерідко проводиться додаткове фіксування всіх подій, що відбуваються під час зборів. Застосовуються засоби аудіо- та відеозапису. Згодом при необхідності в додаток до протоколу наводяться стенограми виступів – точні цитати того, що говорили співробітники та інші запрошені особи.

Кількість оригінальних екземплярів складається в залежності від ситуації. Як правило, досить одного оригіналу. Однак у разі проведення зборів з участю партнера (представників іншої фірми) виникає необхідність складання 2 оригіналів. Зазвичай такі збори проводяться на різних етапах ділових переговорів.

Що стосується копій документа, можна скласти будь-яку їх кількість. Така необхідність виникає при проведенні зборів, рішення яких обов’язкові для всіх відділів організації. Тоді копії розсилаються в усі структурні підрозділи. Як правило, вони завіряються оригінальною печаткою та підписом керівника.

Щоб уникнути можливих неточностей, застосовують засоби аудіо- і відеозапису, щоб згодом стенографічно точно відтворити виступ кожного співробітника або запрошеної особи.

Протокол загальних  зборів працівників

Загальні збори скликаються лише для прийняття важливого рішення, з метою вирішити наявні розбіжності, або примусити роботодавця до виконання нормативних актів прийнятих на підприємстві.

Збори вважаються правомочними, якщо присутня більша половина співробітників. Конференція вважається правомочною, якщо на ній присутні не менше двох третин обраних делегатів. На конференціх також можуть бути присутні запрошені особи.

Вимоги можуть висуватися тільки робітниками або представниками.

За роботодавцем закріплюється обов’язок надати працівникам приміщення, де будуть проведені загальні збори, крім того роботодавець не має права перешкоджати проведенню загальних зборів працівників.

Зміст протоколу загальних зборів (зразок)

Протокол загальних зборів працівників по суті є звичайним документом, складається в довільній формі, але повинен містити такі відомості:

• дату, місце і час його складання;
• загальна кількість працівників підприємства та прізвища присутніх, у тому числі і для визначення присутності необхідна кількості учасників Загальних зборів;
• короткі відомості про обрання голови зборів і секретаря;
• порядок денний та його затвердження.
• Тема зборів або короткий зміст, якщо вона оформлена окремим документом, в останньому випадку копія документа – повинна бути додана до протоколу.
• Рішення загальних зборів, а також кількість тих, хто проголосував «за» і «проти» прийнятого рішення.При вирішенні декількох питань рішення по кожному з висунутих питань розглядаються окремо, і результати голосування також фіксуються для кожного прийнятого рішення окремо.
• Підпис секретаря та голови зборів.

У протоколі загальних зборів, крім підпису вказаних осіб, проставляється печатка підприємства.

Схожі статті

Автобіографія – зразок написання 2018, 2019 Пояснювальна записка Заява на відпустку (зразок) Доповідна записка: види, зразок Довідка про доходи (бланк) Рекомендаційний лист (зразок)