Пояснювальна записка

Пояснювальна записка — страховка від дисциплінарного стягнення. Ми розповімо, як її написати і нічого не упустити.

Всі ми хоча б раз порушували трудову дисципліну. Не завжди це трапляється навмисне. І нерідко у наших діях є поважні причини. Пояснювальна записка допоможе викласти їх в офіційній формі та уникнути відповідальності.

Не варто плутати пояснювальну зі службовою запискою. У цих документів є одна суттєва відмінність – інші завдання.

До речі, прочитайте нашу статтю “Заява на відпустку (зразок 2018)” і ви дізнаєтесь, на яку відпустку ви маєте право, скільки робочих днів відпочинку вам має надати керівництво, а також зможете ознайомитися із зразками заяви про відпустку щорічну, по догляду за дитиною, за власний рахунок, у зв’язку із вагітністю та пологами і т.і.

Як писати пояснювальну записку: що говорить закон

Якщо говорити коротко, то пояснювальна – це такий документ, де викладається інформація стосовно конкретної дії, поступку або факту. У більшості з нас пояснювальна записка до керівництва ассоціюється з яким-небудь порушенням. Дуже часто про пояснювальну записку згадують кадровики – у разі відсутності працівника на робочому місці. Разом з тим, цей документ широко застосовується не тільки у трудових правовідношеннях.

У вітчизняному праві немає нормативно-правового акта, який би встановлював чітки вимоги стосовно пояснювальної записки – як вона пишеться, яку має структуру, який є зразок цього документа. Разом з тим, вона все являється офіційним документом.

Перш за все, необхідність її складання можна знайти у трудовому праві. Приміром, необхідність відібрання пояснення чітко встановлена «Інструкцією про порядок проведення службових розслідувань в органах внутрішніх справ України». Біль того, якщо таке пояснення не відібрано, завершувати службове розслідування неможна.

Пояснюватися працівник повинен тільки перед своїм наймачем або особою (особами), яка наділена правом проводити службове розслідування. Тобто інші співробітники не мають права вимагати пояснень. А стаття 63 Конституції України взагалі дозволяє кожному громадянину не свідчити проти себе.

Якщо річ іде про порушення трудових дисципліни або інше порушення, відмовлятися від надання пояснень не рекомендуємо. В такому разі особа, що проводить перевірку, має право скласти висновок, зафіксувавши факт відмови (як правило, складається акт відмови від надання пояснень). А от винуватий буде позбавлений права пояснити, при яких обставинах було скоєне порушення.

Якщо ви все ж таки відмовилися писати пояснювальну записку та складено акт відмови від надання пояснень, враховуйте наступне:

• Акт повинен бути підписаний особами, у кількості не менше двох (крім перевіряючого, який склав акт).
• Документ повинен бути датований, його необхідно зареєструвати в канцелярії.
• Особа, яка склала акт, повинна запропонувати вам підписати цей акт. У разі відмови від підпису – цей факт також фіксується у акті.
• Якщо ви відмовляєтесь відповідати на питання в порядку ст. 63 Конституції України – акт складати не можна. В такому разі складається пояснення, в якому і фіксується факт відмови від надання пояснень.

Пояснювальна записка (зразок)

Письмово виправдовуватися доводиться за найрізноманітніші проступки. Це може бути…

• запізнення на роботу;
• знаходження на роботі в стані сп’яніння, наркотичному стані;
• розпиття спиртних напоїв, куріння в недозволених місцях;
• відсутність на робочому місці в середині дня;
• помилки в роботі;
• скоєння аморального проступку;
• невиконання посадових обов’язків;
• інші випадки.

Пояснювальна за фактом виявлених порушень дозволяє встановити ступінь вини працівника. І краще, якщо до неї будуть додані документи, що підтверджують поважність причини скоєного.

Крім діловодства організацій, фігурують такі записки і в освітніх установах. За дитсадочків і школах їх пишуть батьки. Студенти звітують за порушення дисципліни самостійно.

Взагалі-то , пояснювальні записки можуть бути…

• виправдувальними (документ аргументує неправильну дію, помилку, бездіяльність);
• пояснювальними (коли працівник є свідком конкретних дій, пояснює оставини скоєння проступку іншими особами, описує умови здійснення події, що трапилася по незалежним від нього обставинам).

При складанні документу слід врахувати наступне:

• інформація, що викладається у поясненні, повинна бути достовірна (особливо, якщо її можна перевірити);
• документ повинен бути викладений у діловому стилі;
• ненормативна лексика – виключена;
• факти необхідно викласти кратко, але розкрити їх сутність;
• пояснення обов’язково підписується, проставляється дата.

Пояснювальна записка (зразок) про запізнення на роботу

Методику написання найпростіше зрозуміти на прикладі. Нехай про форму суворої звітності тут мова і не йдеться, не можна упустити нічого важливого.

Розглянемо таку ситуацію: Олександр Комашка запізнився на роботу після фіналу Чемпіонату світу з футболу. Написати в йому потрібно наступне:

• У шапці вказати адресат-свого начальника (його посаду і П.І.Б.). Нижче – внести свої дані (Посада, П.І.Б.).
• Вказати назву документа і його сутність.
• Коротко описати суть проступку і причини прогулу.
• Поставити дату і підпис.
• Навести докази поважності причини.

Як бачите, Комашка повністю виправдався. У його начальника не буде причин притягати його до дисциплінарної відповідальності. І ми сподіваємося, що директор оцінить, наскільки вагомі були причини пропуску роботи.

Пояснювальна записка (зразок) про помилку в роботі

А тепер розглянемо випадок, коли з виправданнями набагато важче. Приміром, працівник перед відходом додому забув вимкнути світло в конторі. В результаті лампочка перегоріла.

Форма такого типу документа — аналогічна, за винятком додатків. А ось по третьому пункту дамо деякі пояснення:

• Робітник повинен викласти суть своєї помилки та її причини.
• Рекомендується згадати також наслідки, особливо – їх відсутність, або усунення в добровільному порядку. Так керівник побачить, що співробітник тверезо оцінює ситуацію та виправився.
• Помилку слід визнати, не перекладати провину на інших. А ось об’єктивні обставини (якщо такі є) привести можна.
• На завершення добре відзначити, що подібний факт більше не повториться.

Ще один приклад:

Пояснювальна записка до школи (зразок)

Форма документу, як правило, ще більш вільна. Батьки рідко дотримуються офіційно-ділового стиля та замислюються про розташування реквізитів. Однак ми наведемо найбільш правильне, з юридичної точки зору, оформлення пояснювальнох записки до школи та надамо поширений зразок цього документу.

Якщо ваш син або дочка 3 дня не ходили до школи, а лікарняного немає, доведеться придумати поважну причину та викласти її у пояснювальній записці.

Погане самопочуття — універсальний аргумент в таких ситуаціях. Навряд чи класний керівник перевірятиме слова мами та з’ясовуватиме, що ж сталося в сім’ї.

Якщо ви знаєте, що ваша дитина пропустить шкільні уроки, рекомендуємо зателефонувати вчителю та попередити про відсутність. І запевнити, що пояснювальна записка від батьків буде надана на слідуючий день.

Раніше в статті Автобіографія – зразок написання 2018″ ми розповідали, як грамотно скласти автобіографію.

До речі, на нашому сайті ви знайдете багато цікавої та важної інформації, пов’язаної із стягненням аліментів, прийняттям спадкового майна, шлюбом, розподілом майна та розлученням.

Схожі статті

Автобіографія – зразок написання 2018, 2019